Emitir faturas em PDF tornou-se prática comum para empresas e profissionais em Portugal. Mas será que todas as faturas em PDF são válidas para efeitos fiscais? E o que vai mudar a partir de 2026?
Faturas em PDF: válidas até ao final de 2025
Atualmente, qualquer fatura emitida em PDF é aceite pela AT como fatura eletrónica. Esta regra excecional foi prolongada até 31 de dezembro de 2025.
Isto significa que durante 2025 pode continuar a enviar faturas em PDF, sem necessidade de assinatura eletrónica qualificada ou selo digital, desde que respeite os requisitos básicos da lei (elementos obrigatórios, QR Code, ATCUD, etc.).
O que muda em 2026
A partir de 1 de janeiro de 2026, termina o regime transitório. Para que as faturas eletrónicas em PDF sejam válidas, será obrigatório garantir:
- Autenticidade da origem
- Integridade do conteúdo
- Legibilidade
Na prática, isto implica recorrer a um destes mecanismos:
- Assinatura eletrónica qualificada
- Selo eletrónico qualificado
- Sistema EDI (Electronic Data Interchange)
Checklist de conformidade para 2025
Mesmo em 2025, existem pontos que não convém esquecer ao emitir faturas:
- ATCUD e Código QR — obrigatórios em todas as faturas emitidas em software certificado.
- Numeração por séries comunicadas à AT — cada série tem de ser previamente registada e validada.
- Elementos obrigatórios do artigo 36.º do CIVA — identificação do emitente e cliente, data, valores, taxas, motivo de isenção (quando aplicável).
- Aceitação do cliente — o destinatário deve aceitar receber a fatura em formato eletrónico.
- Arquivo durante 10 anos — todas as faturas devem ser guardadas em formato que assegure acessibilidade e legibilidade.
Conclusão
Em Portugal, a emissão de faturas em PDF continuará a ser aceite como fatura eletrónica até 31 de dezembro de 2025, mesmo sem assinatura eletrónica qualificada ou selo digital. No entanto, esta situação tem carácter transitório e chega ao fim no início de 2026. A partir de 1 de janeiro desse ano, todas as empresas e profissionais terão de garantir que as suas faturas eletrónicas cumprem as regras de autenticidade, integridade e legibilidade, o que significa adotar mecanismos como a assinatura eletrónica qualificada, o selo eletrónico qualificado ou sistemas EDI. Preparar esta transição com antecedência é fundamental para evitar problemas fiscais ou constrangimentos operacionais.
A utilização de software de faturação, como o Flex Faturação, assegura todas as obrigações em vigor assim como futuras evoluções fiscais e legislativas a partir de 2026.
