O que fazer quando um cliente não paga uma fatura?

O não pagamento atempado de faturas emitidas por parte de um cliente é um problema frequente com impactos significativos no fluxo de caixa dos negócios e nos resultados financeiros. Quando um cliente não paga, é crucial abordar a situação de forma profissional e eficaz. Aqui estão alguns conselhos para gerir este tipo de situação:

  1. Manter sempre o profissionalismo

A manutenção de uma atitude calma e profissional no decorrer de todo o processo permite preservar a reputação da empresa e manter os canais de comunicação abertos para eventuais alternativas de resolução da dívida. O não pagamento após largos períodos da emissão de faturas pode gerar reações emocionais, no entanto, mesmo em situações limite, a abordagem profissional tem, na maioria dos casos, melhores percentagens de sucesso na resolução de incumprimentos.

  1. Iniciar a cobrança com uma nota amigável

A melhor forma de iniciar um processo de cobrança é através de um lembrete, escrito de forma profissional e amigável, incluindo sempre os detalhes da fatura, o valor devido e os termos de pagamentos referentes à emissão da fatura. Na maioria das situações um primeiro aviso é suficiente. É de evitar que um primeiro aviso seja escrito com um tom demasiado coercivo ou agressivo, uma vez que poderá gerar antagonismo e ter um efeito contraproducente.

  1. Envie um Aviso Formal

Caso a nota amigável não produza efeitos, é importante enviar um aviso formal. Este aviso deverá declara o valor em atraso e eventuais taxas ou penalizações por incumprimento associadas à fatura emitida. O tom deverá ser firme mas respeitoso, enfatizando a importância da resolução da questão a breve prazo, e preferencialmente explicitando o referido prazo.

  1. Propor um plano de pagamentos

Por vezes, os clientes enfrentam dificuldade financeiras ou de tesouraria. Oferecer um plano de pagamento pode ser uma solução prática permitindo a liquidação da fatura ou das faturas ao longo do tempo, salvaguardando a relação comercial e profissional.

  1. Tenha um programa de faturação com ferramentas de cobrança

Os softwares de faturação modernos incluem funcionalidades que podem ajudar a gerir faturas não pagas de forma mais eficaz. O Flex Faturação dispõe de ferramentas de cobrança eficazes, como a inserção nas faturas de múltiplos meios de pagamento: MBWay, Multibanco, Visa e Mastercard, Débito Direto, etc. e a configuração de envios automáticos de emails e SMS com avisos de cobrança e avisos de vencimento.

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