Faturas em PDF: válidas até ao final de 2025

Atualmente, qualquer fatura emitida em PDF é aceite pela AT como fatura eletrónica. Esta regra excecional foi prolongada até 31 de dezembro de 2025.

Isto significa que durante 2025 pode continuar a enviar faturas em PDF, sem necessidade de assinatura eletrónica qualificada ou selo digital, desde que respeite os requisitos básicos da lei (elementos obrigatórios, QR Code, ATCUD, etc.).

O que muda em 2026

A partir de 1 de janeiro de 2026, termina o regime transitório. Para que as faturas eletrónicas em PDF sejam válidas, será obrigatório garantir:

• Autenticidade da origem
• Integridade do conteúdo
• Legibilidade

Na prática, isto implica recorrer a um destes mecanismos:

• Assinatura eletrónica qualificada
• Selo eletrónico qualificado
• Sistema EDI (Electronic Data Interchange)

Checklist de conformidade para 2025

Mesmo em 2025, existem pontos que não convém esquecer ao emitir faturas:

1. ATCUD e Código QR — obrigatórios em todas as faturas emitidas em software certificado.
2. Numeração por séries comunicadas à AT — cada série tem de ser previamente registada e validada.
3. Elementos obrigatórios do artigo 36.º do CIVA — identificação do emitente e cliente, data, valores, taxas, motivo de isenção (quando aplicável).
4. Aceitação do cliente — o destinatário deve aceitar receber a fatura em formato eletrónico.
5. Arquivo durante 10 anos — todas as faturas devem ser guardadas em formato que assegure acessibilidade e legibilidade.

Conclusão

Em Portugal, a emissão de faturas em PDF continuará a ser aceite como fatura eletrónica até 31 de dezembro de 2025, mesmo sem assinatura eletrónica qualificada ou selo digital. No entanto, esta situação tem carácter transitório e chega ao fim no início de 2026. A partir de 1 de janeiro desse ano, todas as empresas e profissionais terão de garantir que as suas faturas eletrónicas cumprem as regras de autenticidade, integridade e legibilidade, o que significa adotar mecanismos como a assinatura eletrónica qualificada, o selo eletrónico qualificado ou sistemas EDI. Preparar esta transição com antecedência é fundamental para evitar problemas fiscais ou constrangimentos operacionais.

A utilização de software de faturação, como o Flex Faturação, assegura todas as obrigações em vigor assim como futuras evoluções fiscais e legislativas a partir de 2026.

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O que significa um programa de faturação ser certificado?

Um software de faturação certificado é um programa de faturação aprovado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), garantindo que respeita os requisitos técnicos e legais impostos para a emissão de faturas e documentos fiscalmente relevantes.

A certificação tem como objetivo evitar a fraude fiscal e assegurar a integridade, legibilidade e conservação dos registos. Estes softwares de faturação devem garantir:

• Numeração sequencial e ininterrupta das faturas;
• Impossibilidade de alteração posterior das faturas emitidas;
• Geração do ficheiro SAF-T (PT);
• Comunicação automática de faturas ao portal e-fatura (quando aplicável).

É obrigatório usar um software de faturação certificado?

Sim, é obrigatório para a maioria das empresas e trabalhadores independentes com contabilidade organizada ou com um volume de negócios superior a 50.000€ por ano.

Estão dispensados da obrigatoriedade apenas alguns casos específicos, como:

• Sujeitos passivos que emitam faturas manuais em papel numerado (situação excecional e cada vez mais rara);
• Pequenos prestadores de serviços com faturação muito reduzida e sem contabilidade organizada.

No entanto, mesmo quem está dispensado beneficia em termos de organização e segurança fiscal ao usar um programa de faturação certificado.

Como verificar se o seu software de faturação é certificado pela AT?

A Autoridade Tributária disponibiliza uma lista oficial atualizada de todos os softwares de faturação certificados.

Passos para verificar:

1. Aceda ao portal da AT: www.portaldasfinancas.gov.pt
2. No campo de pesquisa, escreva “programas de faturação certificados” ou aceda diretamente à lista oficial aqui.
3. Utilize o campo de pesquisa da página para procurar o nome do seu software.
4. Verifique se consta na lista com o número da versão correspondente.

O que acontece se eu usar um software de faturação não certificado?

O uso de um software de faturação não certificado, quando este é exigido por lei, pode resultar em multas significativas, entre os 250€ e os 3.750€, conforme o artigo 128.º do Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT).

Além disso, pode ter problemas com:

• Submissão do ficheiro SAF-T (PT);
• Emissão de faturas inválidas;
• Dificuldade em responder a inspeções tributárias;
• Perda de credibilidade junto de contabilistas e parceiros comerciais.

Vantagens de usar um software de faturação certificado

Usar um programa de faturação certificado não é apenas uma obrigação, traz várias vantagens para o seu negócio:

• Cumprimento legal garantido;
• Emissão rápida e segura de faturas;
• Geração automática do ficheiro SAF-T para entregar ao contabilista ou à AT;
• Apoio técnico e atualizações conforme alterações legais.

O Flex Faturação é um exemplo de software de faturação certificado, simples de utilizar e adaptado às necessidades reais das empresas, que permite cumprir a lei e simultaneamente apoiar na gestão e crescimento do negócio.

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Qual é o prazo legal para emitir uma fatura?

De acordo com o Código do IVA (artigo 36.º, n.º 11), a regra geral estabelece que a fatura deve ser emitida “no máximo até ao 5.º dia útil seguinte ao momento em que a transmissão de bens ou a prestação de serviços ocorreu”. Em alguns casos, como pagamentos antecipados ou prestações contínuas, pode haver exceções, mas esta é a norma aplicável à maioria das transações.

Exemplos práticos:

– Um serviço prestado a 1 de julho deve ter a fatura emitida até ao dia 8 de julho (assumindo que não há feriados e os dias são úteis).

– Se o pagamento for feito antes da entrega do bem ou serviço, a fatura deve ser emitida no momento do recebimento.

Quem é obrigado a emitir fatura?

Todos os sujeitos passivos de IVA, ou seja, empresas e profissionais liberais que exerçam atividade económica em Portugal, estão legalmente obrigados a emitir faturas por cada transação. Esta obrigação inclui tanto vendas a consumidores finais como a outras empresas.

Consequências de não cumprir o prazo

Emitir uma fatura fora do prazo pode resultar em coimas por parte da Autoridade Tributária. O valor das coimas varia conforme o atraso e a gravidade da infração, podendo representar um custo significativo para pequenas e médias empresas.

Como garantir o cumprimento do prazo?

A melhor forma de garantir a emissão de faturas dentro dos prazos legais é utilizar um “software de faturação certificado pela AT”. Estes programas de faturação permitem:

• Automatizar o processo de faturação;
• Integrar com POS e sistemas de contabilidade;
• Gerar alertas para emissão de faturas pendentes;
• Garantir que todos os documentos emitidos estão de acordo com os requisitos legais da AT.

Porquê escolher um software de faturação certificado pela AT?

Um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária é obrigatório para a maioria dos negócios. A certificação garante que o software cumpre todas as normas legais em vigor, nomeadamente:

• Numeração sequencial e não manipulável;
• Assinatura digital das faturas;
• Exportação do ficheiro SAF-T (PT), exigido em inspeções fiscais.

Ao escolher um software de faturação certificado, está a proteger o seu negócio de erros fiscais e a garantir a conformidade com a legislação portuguesa.

Conclusão

O cumprimento do prazo legal para emissão de faturas é um requisito fundamental para manter a atividade em conformidade com a lei. Para facilitar esse processo, investir num software de faturação certificado pela AT é uma decisão que não só reduz o risco de incumprimento, como também melhora a eficiência administrativa da empresa.

O Flex Faturação é um exemplo de software de faturação intuitivo, seguro e alinhado com as exigências legais em Portugal.

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Gerir recibos e recebimentos pode ser uma tarefa demorada e repetitiva. Emitir documentos, verificar pagamentos e garantir que tudo está corretamente conciliado exige tempo e atenção. Muitas vezes, o processo resulta em erros ou duplicação de trabalho. Atualmente, existem automatismos que possibilitam a ligação entre o software de faturação e o software de gestão de tesouraria, facilitando todo esse processo.

O problema de sempre

No processo de faturação, uma das tarefas mais morosas é emitir recibos a clientes. Do outro lado, na tesouraria, é necessário garantir que essa informação se encontra refletida nos extratos bancários, o que nem sempre acontece de forma automática. Sem esse automatismo, os recibos são emitidos manualmente, com base em informação bancária que muitas vezes está noutro sistema ou num ficheiro externo. Em resultado perde-se tempo, incrementa-se o risco de erro e a informação financeira nem sempre está atualizada.

A solução: interligar o programa de faturação e software de gestão de tesouraria, e automatizar com base em regras

Hoje, é possível integrar os movimentos bancários diretamente no sofware de faturação e, com base em regras definidas (por exemplo, pela descrição do movimento), emitir os recibos automaticamente. Basta analisar a linha do extrato e confirmar. O recibo é criado no momento e fica imediatamente associado ao recebimento e respetiva fatura. Para além disso, o recibo emitido pode ser refletido automaticamente nos extratos da tesouraria, facilitando a conciliação de movimentos.

As vantagens

• Redução de até 80% no tempo de emissão de recibos
• Menos erros e tarefas manuais
• Informação financeira mais atualizada
• Processos de planeamento e cobrança mais ágeis

Esta automatização é hoje possível com a integração entre o programa de faturação – Flex Faturação, e o software de gestão de tesouraria Paychart, produtos desenvolvidos pela B-Online. A gestão de recibos e a gestão de extratos bancários encontra-se integrada de forma intuitiva nos respetivos ecrãs de cada software, cruzando automaticamente os movimentos bancários e os recebimentos, sem recorrer a exportações, importações ou processos manuais complexos.

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ATCUD: Este código resulta da combinação do código de validação da série, atribuído pela Autoridade Tributária (AT) após a comunicação das séries documentais, com o número sequencial do documento dentro dessa série. O ATCUD deve constar em todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes, sendo obrigatório em cada página de documentos com múltiplas páginas.

Código QR ou QR Code: Este código bidimensional contém informações essenciais da fatura, como NIF do emitente e do adquirente, data e valor da transação, e o ATCUD. Facilita a comunicação das faturas à AT através de dispositivos móveis. Em documentos com várias páginas, o Código QR pode ser inserido na primeira ou na última página.

Passos para assegurar a conformidade:

1. Comunicação das séries documentais: Antes de emitir faturas, comunique à AT as séries que pretende utilizar, fornecendo o identificador da série, tipo de documento, início da numeração sequencial e data prevista de início de utilização. A AT atribuirá um código de validação para cada série.
2. Emissão de faturas: Inclua o ATCUD em todas as faturas e documentos relevantes, garantindo a sua legibilidade. Gere e insira o QR Code conforme as especificações técnicas definidas pela AT.
3. Utilização de software certificado: Utilize programas de faturação certificados pela AT que estejam atualizados para suportar a geração e inclusão do ATCUD e do Código QR.
4. Formação e Atualização: Mantenha-se informado sobre as atualizações legislativas e assegure que a sua equipa está ciente das novas obrigações fiscais.

Para cumprir estes passos de forma simples e transparente, respeitando a legislação e evitando penalizações, é importante utilizar um software de faturação que cumpra todos os requisitos legais e seja certificado pela AT, tal como o Flex Faturação.

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Prazo para implementação da assinatura eletrónica qualificada

De acordo com a Lei nº 45-A/2024, a validade das faturas em formato PDF sem assinatura eletrónica foi estendida até 31 de dezembro de 2025. A partir de 1 de janeiro de 2026, será obrigatório incluir uma assinatura eletrónica qualificada em todas as faturas eletrónicas, garantindo a sua autenticidade e integridade.

Requisitos legais para a emissão de faturas eletrónicas

O Decreto-Lei n.º 28/2019 estabelece as condições para a emissão de documentos eletrónicos em Portugal, incentivando a adoção de sistemas de faturação eletrónica. Segundo o artigo 12 deste decreto, a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas eletrónicas podem ser asseguradas através de:

• Inclusão de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais.
• Aplicação de um selo eletrónico qualificado, em conformidade com o Regulamento (UE) n.º 910/2014.
• Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os emissores e destinatários subscrevam um acordo alinhado com a Recomendação da Comissão n.º 1994/820/CE.

A assinatura eletrónica qualificada deve ser emitida por um prestador de serviços de confiança que possua as acreditações necessárias e a tecnologia adequada, conforme definido pelo Regulamento (UE) N.º 910/2014.

Conclusão

A partir de 1 de janeiro de 2026, todas as faturas em formato PDF emitidas em Portugal deverão incluir uma assinatura eletrónica qualificada para serem consideradas legalmente válidas. É crucial que as empresas se preparem para esta mudança, adotando soluções que garantam a conformidade com os requisitos legais e assegurem a autenticidade e integridade das suas faturas eletrónicas. O software de faturação Flex Faturação está certificado pela Autoridade Tributária e preparado para a emissão de faturas eletrónicas.

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A faturação eletrónica vai entrar em vigor a partir de 1 de janeiro de 2025 (inclusive). Assim, para que uma fatura enviada por via eletrónica (PDF) seja considerada legalmente válida, o PDF terá que possuir um selo eletrónico ou uma assinatura digital qualificada que identifique de forma inequívoca a pessoa ou empresa que é responsável pela emissão desse documento.

A faturação eletrónica pretende, também, criar as condições para a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um arquivo digital de documentos, que permite às empresas reduzir custos, estimular o desenvolvimento e a utilização de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização.

O que é o Certificado Digital?

O certificado digital qualificado só pode ser emitido por uma entidade credenciada e cada pessoa ou empresa deverá adquirir junto da entidade credenciada o seu certificado digital qualificado.

Este certificado digital qualificado, quando incorporado no documento, garante o seu valor legal e, ao mesmo tempo, garante a integridade dos dados nele contidos, de acordo com o nº 12 do Decreto-Lei 28/2019.

É necessário, por isso, que os softwares de faturação tenham capacidade para suportar a assinatura eletrónica de faturas, nomeadamente através da AMA (Agência para a Modernização Administrativa), que é a entidade responsável pela implementação do serviço de assinaturas digitais certificado pelo Estado português (SAFE).

Como escolher um software de faturação compatível com a faturação eletrónica?

Escolher um programa de faturação que esteja preparado para a faturação eletrónica é essencial. Para além da facilidade de utilização e de um bom apoio ao cliente, é importante garantir que o software de faturação escolhido também seja certificado pela AT e seja atualizado regularmente para acompanhar as alterações legislativas. Em caso de dúvida procure um selo de certificação ou a referência à compatibilidade com a faturação eletrónica.

O Flex Faturação, para além de ser um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária, foi desenvolvido para atender a todas as exigências da faturação eletrónica.

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1. Escolha uma Solução Simples e Escalável
As Startups precisam softwares de faturação simples e fáceis de usar, que simultaneamente
acompanhem o crescimento do negócio. Uma ferramenta escalável permite que a faturação
evolua com o aumento das transações, sem complicações ou a necessidade de trocar de
sistema.

2. Automatize processos para poupar tempo
Automatizar alguns processos na emissão de faturas é importante permitindo que a
pessoas se foquem sobretudo no crescimento do negócio ao invés de tarefas
administrativas. Um programa de faturação moderno permite a monitorização imediata das
faturas vencidas e a configuração de avisos automáticos.

3. Mantenha-se em conformidade com as exigências fiscais/legais
Cumprir com as obrigações fiscais e legais é fundamental. A escolha de um software de
faturação deve ter sempre em conta que é certificado pela Autoridade Tributária e
Aduaneira, e permanentemente atualizado de acordo com a lei em vigor.

4. Gestão Eficiente das Cobranças
Gerir cobranças é uma tarefa sensível para qualquer startup. Um programa de faturação
que automatize o envio de lembretes e acompanhe o estado das faturas pode melhorar
significativamente os fluxos de caixa. Evitar atrasos e garantir que os pagamentos são
recebidos nos prazos definidos é especialmente importante na fase de crescimento das
startups.

Simplificar os processos de faturação de uma startup é importante para contribuir para o
seu crescimento sustentável. Um software de faturação como o Flex Faturação oferece uma
solução eficiente, fácil de usar e escalável, que automatiza processos e ajuda qualquer
startup a manter-se em conformidade com as exigências legais.

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O prazo de vencimento de uma fatura é uma informação que a generalidade dos softwares de faturação certificados permite inserir. Contudo, apenas alguns programas de faturação permitem a monitorização automática das faturas que estão prestes a vencer ou que já se encontram vencidas. Também só alguns softwares dispõem de funcionalidades que permitem a configuração e envio de avisos de cobrança.
Alguns dos benefícios de utilizar um software de faturação para controlar os prazos de pagamento:

1. Monitorização Automática: identificar de forma simples e automática quais as faturas vencidas ou a vencer
2. Comunicação proativa: programar e configurar avisos automáticos para clientes, facilitando a cobrança e evitando assim atrasos nos pagamentos
3. Melhoria do Fluxo de Caixa: reduzir os prazos de recebimento e garantir pagamentos mais rápidos

O software de faturação Flex Faturação, para além de facilitar o acompanhamento dos prazos de vencimento das faturas emitidas, dispõe também de ferramentas que permitem a configuração de envios automáticos de emails e SMS com avisos de vencimento e cobrança. A adoção deste programa de faturação contribui desta forma para uma melhor gestão de tesouraria e a manutenção de fluxos de caixa estáveis.

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1. Manter sempre o profissionalismo

A manutenção de uma atitude calma e profissional no decorrer de todo o processo permite preservar a reputação da empresa e manter os canais de comunicação abertos para eventuais alternativas de resolução da dívida. O não pagamento após largos períodos da emissão de faturas pode gerar reações emocionais, no entanto, mesmo em situações limite, a abordagem profissional tem, na maioria dos casos, melhores percentagens de sucesso na resolução de incumprimentos.

2. Iniciar a cobrança com uma nota amigável

A melhor forma de iniciar um processo de cobrança é através de um lembrete, escrito de forma profissional e amigável, incluindo sempre os detalhes da fatura, o valor devido e os termos de pagamentos referentes à emissão da fatura. Na maioria das situações um primeiro aviso é suficiente. É de evitar que um primeiro aviso seja escrito com um tom demasiado coercivo ou agressivo, uma vez que poderá gerar antagonismo e ter um efeito contraproducente.

3. Envie um Aviso Formal

Caso a nota amigável não produza efeitos, é importante enviar um aviso formal. Este aviso deverá declara o valor em atraso e eventuais taxas ou penalizações por incumprimento associadas à fatura emitida. O tom deverá ser firme mas respeitoso, enfatizando a importância da resolução da questão a breve prazo, e preferencialmente explicitando o referido prazo.

4. Propor um plano de pagamentos

Por vezes, os clientes enfrentam dificuldade financeiras ou de tesouraria. Oferecer um plano de pagamento pode ser uma solução prática permitindo a liquidação da fatura ou das faturas ao longo do tempo, salvaguardando a relação comercial e profissional.

5. Tenha um programa de faturação com ferramentas de cobrança

Os softwares de faturação modernos incluem funcionalidades que podem ajudar a gerir faturas não pagas de forma mais eficaz. O Flex Faturação dispõe de ferramentas de cobrança eficazes, como a inserção nas faturas de múltiplos meios de pagamento: MBWay, Multibanco, Visa e Mastercard, Débito Direto, etc. e a configuração de envios automáticos de emails e SMS com avisos de cobrança e avisos de vencimento.

O Flex Faturação é um programa de faturação online certificado pela AT. Com este software de faturação cumprir as regras de emissão das faturas torna-se simples e intuitivo. Conheça as funcionalidades e experimente grátis em https://flexfaturacao.pt/

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